Organizāciju funkciju audits: Cilvēkresursu, procesu un struktūras izvērtēšana

Iespējams, ka Jums līdz šim nav nācies saskarties ar organizācijas funkciju auditu un, ka nav iegūta pilnvērtīga izpratne ko tas īsti nozīmē, ko tas varētu sniegt un kādi varētu būt ieguvumi. Īsumā varu minēt to, ka funkciju audits ir sistemātisks un objektīvs uzņēmuma iekšējo procesu, struktūras un resursu izmantošanas novērtējums. Tā mērķis ir noteikt, cik efektīvi organizācija veic savas funkcijas, identificēt uzlabojumu jomas un novērst liekus vai dublējošus procesus.

Organizāciju funkciju audita veikšanai ir dažādi veidi, ko ir iespējams analizēt un pētīt. Lielākie organizācijas audita virzieni:

·       Cilvēkresursu jomas audits (darbinieku kompetenču atbilstība darba pienākumiem, darbinieku iesaistes un apmierinātības novērtēšana, motivācijas un atalgojumu sistēmas izvērtēšana, u.c.)

·       Procesu un struktūras audits (iekšējo procesu efektivitāte, uzdevumu un atbildību sadalījums starp departamentiem un darbiniekiem, funkciju pārklāšanās novēršana, u.c.);

·       Finanšu audits un resursu pārvaldības novērtēšana (budžeta plānošana un izlietošanas efektivitāte, resursu optimizēšanas iespējas, u.c.);

·       Tehnoloģiju un inovāciju audits (IT sistēmu un digitālo risinājumu efektivitātes novērtējums, inovāciju iespējas, u.c.);

·       Risku pārvaldības un normatīvo aktu atbilstības audits (risku pārvaldības mehānismu analīze, dažādu prasību (piemēram, ilgtspējas, GDPR, ESG) ievērošanas novērtējums, uzņēmuma darbības atbilstība normatīvajiem aktiem, u.c.) ;

·       Klientu un pakalpojumu kvalitātes audits (klientu apmierinātības, pakalpojumu efektivitātes un kvalitātes novērtēšana, klientu atsauksmes, u.c.).

Funkciju audita iespējas un virzieni ir dažādi, tādēļ organizācijas vadībai ir izteikti būtiski saprast, kādas ir organizācijas vajadzības, mērķi un sagaidāmais rezultāts.

Šo procesu ir iespējams veikt gan pašai organizācijas komandai, gan piesaistīt neatkarīgus ārējos ekspertus. Toties jāņem vērā, ka, piesaistot ārējos ekspertus, ir iespēja nodrošināt lielāku rezultātu objektivitāti un “skatu no malas”, kā arī nav nepieciešams ieguldīt savu darbinieku laika resursu tik ļoti komplicētā un darba apjomīgā procesā. Mūsu praksē mēs esam veikuši dažādus cilvēkresursu, procesu un struktūras auditu projektus, tādēļ vēlos padalīties ar būtiskajām niansēm, ieteikumiem un secinājumiem tieši šo funkciju auditu virzienā.

Cilvēkresursu audits (mēdz dēvēt par “HR auditu”) ir organizācijas cilvēkresursu pārvaldības un procesu sistēmisks un objektīvs novērtējums. Tā mērķis ir identificēt stiprās un vājās puses, uzlabot personāla vadības stratēģiju un nodrošināt HR procesu atbilstību labākajai praksei. Parasti HR audita mērķi ir analizēt cik labi personāla sistēmas atbalsta un veicina uzņēmuma stratēģisko mērķu sasniegšanu, kā arī identificēt trūkumus personāla vadības procesos un noteikt potenciālos uzlabojumus tālākajai darbībai. Galvenie virzieni šim audita veidam ir:

·       Organizācijas kultūra un darbinieku iesaistes līmenis

o   Vai darbinieki jūtas iesaistīti? Kāds ir motivācijas līmenis uzņēmumā?

o   Kāda ir organizācijas kultūra? Kā tā ietekme darba sniegumu – paaugstina vai samazina?

o   Kāda ir komunikācija uzņēmumā? Kā vadītāji komunicē ar darbiniekiem? Ko par to domā darbinieki un vadītāji?

·       Darbinieku piesaiste un atlase

o   Vai organizācijas personāla atlases process ir efektīvs un objektīvs?

o   Kādas metodes tiek izmantotas, lai piesaistītu labākos talantus un vadītājus? Vai tās ir pareizās un efektīvākās?

o   Uz kādiem principiem ir balstīta kandidātu novērtēšana?

·       Atalgojuma un motivācijas sistēma

o   Vai organizācijas atalgojuma sistēma (struktūra) ir konkurētspējīga un atbilst tirgus situācijai?

o   Kādas ir motivācijas un labumu sistēmas? Kādi ir potenciālie uzlabojumi?

o   Kā tiek izmaksātas prēmijas un bonusi? Vai šis process ir taisnīgs un caurspīdīgs?

·       Darba snieguma vadība un novērtēšana

o   Kādas ir darbinieku snieguma novērtēšanas metodes? Vai tās ir skaidri definētas?

o   Kā vadītāji sniedz atgriezenisko saiti darbiniekiem? Vai tas veicina attīstību vai samazina motivāciju un produktivitāti?

·       Apmācības un attīstība

o   Kādas ir darbības, kas liecina, ka organizācija investē resursus darbinieku profesionālajā attīstībā? Kādas ir apmācību programmas?

·       Personāla vadības dokumenti

o   Vai netrūkst visi nepieciešamie personāla vadības dokumenti (darba līgumi, politikas, vienošanās, u.c.)?

o   Kā tiek glabāti dokumenti? Vai atbilst datu aizsardzības regulai?

Veicot šo auditu, organizācijai ir iespēja uzzināt un novērtēt kāda ir organizācijas kultūra, ko darbinieki par to domā, kāds ir motivācijas līmenis un vai darbinieki jūtas piederīgi organizācijai. Tai skaitā, šis novērtējums var sniegt iespēju uzlabot darba efektivitāti, palielināt darbinieku iesaisti un apmierinātību, veicināt ilgtspējīgu cilvēkresursu stratēģiju, kā arī, iespējams, samazināt un optimizēt izmaksas, kas saistīti ar personāla pārvaldes jautājumiem.

Mūsu praksē cilvēkresursu auditu veic gan publiskā kapitāla organizācijas, gan privātā kapitāla uzņēmumi. Bieži tas ir nepieciešams tad, kad uzņēmums ir sapratis, ka kaut kas nestrādā kā vajag, bet īsti nav saprotams kas. Kā arī ir situācijas, kad uzņēmums jau apzinās potenciālās problēmas un ir vēlme tās atrisināt, bet pašu spēkiem tas nav iespējams, jo pietrūkst profesionālās kompetences, zināšanas un arī laika resurss, lai to veiktu.

Mūsdienu dinamiskajā biznesa vidē ir būtiski, ka organizācijas efektīvi izmanto savus resursus, regulāri pārskata un optimizē darbību, kā arī novērš neefektīvus vai dublējošus uzdevumus. Ar šo audita veidu to ir iespējams paveikt, palīdzot identificēt nepilnības, uzlabot darba “plūsmu” un izveidot skaidru atbildības, lomu un pienākumu sadalījumu starp darbiniekiem un dažādiem departamentiem. Procesu un struktūru auditu ir iespējams veikt kādai konkrētai uzņēmuma nodaļai vai arī visam uzņēmumam kopumā, skatoties kāda ir nepieciešamība un iespējas.

Piemēram, ja Jūsu uzņēmumā kāda nodaļa ir sākusi sūdzēties par to, ka pietrūkst resursu, lai izpildītu noteiktos uzdevumus vai klienti sūdzas par neizpildītiem izpildes termiņiem, ir iespēja veikt procesu auditu, lai identificētu kavēšanās cēloņus un atrastu risinājumus. Būtiski ir noskaidrot atbildes uz jautājumiem – Kāda ir efektivitāte, kāda ir komunikācija starp dažādām nodaļām, kāda ir komunikācija ar klientiem, kāda ir darbinieku noslogotība, u.tml.

Toties, ja ir radusies situācija, ka IT nodaļa pauž neapmierinātību par to, ka pietrūkst darba spēka, tad ir iespēja veikt strukturālo auditu, lai saprastu vai tiešām (1) IT nodaļai pietrūkst darba rokas vai tomēr resursi tiek izmantoti neefektīvi, (2) vai ir skaidrs lomu un atbilstības sadalījums šajā nodaļā, (3) vai procesi notiek sistemātiski vai haotiski, (4) kā vadītājs deleģē uzdevumus un (5) citus būtiskus faktorus.

Ar šo organizācijas funkciju audita veidu ir iespēja iegūt atbildes uz daudziem būtiskiem jautājumiem, kā, piemēram:

·       Vai organizācijas struktūra atbilst uzņēmuma stratēģijai un mērķiem?

·       Vai ir skaidri noteiktas darbinieku atbildības un pienākumi?

·       Vai starp nodaļām ir funkciju dublēšanās vai nepietiekama sadarbība?

·       Vai uzņēmuma hierarhija ir efektīva?

·       Kā tiek pārvaldītas darba plūsmas un lēmumu pieņemšana?

·       Vai lēmumu pieņemšanas process ir ātrs un caurspīdīgs?

·       Vai tiek izmantotas tehnoloģijas, lai samazinātu manuālo darbu un uzlabotu efektivitāti?

·       Vai uzņēmumā ir efektīva iekšējā komunikācija?

·       Vai ir iespējams samazināt izmaksas, nezaudējot kvalitāti?

·       Vai darbinieki ir pietiekami apmācīti darbam ar jaunajām tehnoloģijām?

Rezultātā ir iespēja panākt labāku resursu izmantošanu ilgtermiņā, ātrāku un efektīvāku lēmuma pieņemšanu, samazinātas izmaksas, uzņēmuma attīstības veicināšanu, uzņēmuma stipro un vājo pušu atklāšanu, kā arī noteikt potenciālās darbības vai funkcijas, kas jāuzlabo.

Pirmais variants kā veikt funkciju auditu ir to darīt pašu spēkiem, piemēram, kāds no personāla daļas profesionāļiem vai cits kompetents darbinieks. Lai veiktu cilvēkresursu, procesu un struktūras auditu, svarīgi ir sekot sistemātiskai pieejai, pat ja to veic persona bez iepriekšējas pieredzes. Sākumā jādefinē audita mērķis – vai tas ir efektivitātes uzlabošana, izmaksu optimizācija, vai organizatoriskās struktūras sakārtošana. Pēc tam jāapkopo informācija, analizējot uzņēmuma dokumentus (organizācijas struktūra, darba apraksti, procesi, politikas), veicot darbinieku aptaujas un intervijas. Cilvēkresursu audits ietver darbinieku kompetenču, darba slodzes un motivācijas sistēmas izvērtējumu, savukārt procesu audits koncentrējas uz uzdevumu izpildes efektivitāti un iespējamiem uzlabojumiem.

Kad dati ir apkopoti, tos nepieciešams salīdzināt ar labās prakses piemēriem vai nozari un citiem uzņēmumiem, ja iespējams. Jāidentificē galvenās problēmas, piemēram, dublējošās funkcijas, lēni vai manuāli procesi, nepietiekama darbinieku kvalifikācija vai neskaidras atbildības. Noslēgumā jāizstrādā uzlabojumu plāns ar konkrētiem ieteikumiem un rīcības soļiem.

Otrs variants, kas, manuprāt, var sniegt daudz vērtīgāku informāciju, analīzi un ieteikumus, ir uzticēt šo darbu ārējiem sadarbības partneriem, kas veiks izpētes un analīzes darbu, iesaistīs uzņēmumu un uzņēmuma darbiniekus, kā arī sniegs ieteikumus no labākās prakses un pamatotus, objektīvus secinājumus. Uzticot sadarbības partnerim veikt auditu, uzņēmuma īpašnieki un vadītāji iegūs reālās uzņēmuma situācijas analīzi un izklāstu, kā arī praktiskus soļus un risinājumus, ko darīt tālāk ar iegūto informāciju un izdarītajiem secinājumiem.

Balstoties uz ASTRAL Executive Search pieredzi dažādu funkciju auditu veikšanā, esmu apkopojusi galvenos secinājumus un ieteikumus:

·       Visa pamatā ir skaidri definēts audita mērķis: jo precīzāk formulēts mērķis un vajadzība, jo precīzāki iegūstamie rezultāti un iespējamie uzlabojumi. Tai skaitā, ja uzticat audita veikšanu sadarbības partneriem, būtiski būtu zināt vai audita veikšanai nav kādi “papildus” mērķi.

·       Audita veikšana tikai formalitātes dēļ nesniegs nepieciešamos uzlabojumus un procesu uzlabošanu.

·       Uzsākot auditu, ir īpaši svarīgi nokomunicēt to ar darbiniekiem. Izskaidrot tā mērķi, sagaidāmos rezultātus un kā process notiks, lai nerastos pārpratumi un negatīva attieksme.

·       Ir jārēķinās, ka auditā iegūstamie secinājumi ne vienmēr var būt glaimojoši uzņēmumam, tai skaitā, darbiniekiem. Veicot pilnvērtīgu auditu, ir iespēja noteikt darbinieku kompetences un saprast, kuri no darbiniekiem ir mazāk spējīgi un ar zemākām kompetencēm, tamdēļ veicot darbinieku rotāciju, nomaiņu vai prasmju pilnveidošanu.

·       Ļoti būtiski ir veikt ne tikai analīzi un auditu, bet arī iesaistīt vadību un darbiniekus izmaiņu ieviešanā, lai nodrošinātu praktiskus un ilgtspējīgus uzlabojumus.

·       Regulāra audita veikšana nodrošina, ka uzņēmums saglabā konkurētspēju un spēj pielāgoties dinamiskajām tirgus prasībām.

Apkopojot visu iepriekš minēto, uzskatu, ka organizācijas funkciju audits ir kā uzņēmuma navigācijas sistēma galaktikas plašumos, palīdzot vadībai pieņemt precīzus un stratēģiskus lēmumus. Tas darbojas kā zvaigžņu karte, kas norāda efektivitātes virzienus un novērš haotiskas darbības, nodrošinot ilgtspējīgu izaugsmi un pielāgošanos mainīgajai biznesa telpai. Ilgtermiņā tas veido strukturētu un labi organizētu sistēmu, kurā katra komanda un funkcija darbojas saskaņoti, uzlabojot gan darbinieku produktivitāti, gan klientu pieredzi. Tā vietā, lai tērētu enerģiju nesakārtotiem procesiem, uzņēmums iegūst stabilu kursu, kas ļauj tam attīstīties un pielāgoties jebkādām izmaiņām.

Izmantotā literatūra:

·       ASTRAL Executive Search, https://www.astralexecutive.com/services/organizacijas-funkciju-audits/

·       SHRM, https://www.shrm.org/topics-tools/news/hr-magazine/how-to-conduct-hr-audit

·       Access UK, https://www.peoplehr.com/en-gb/resources/blog/hr-audit-process/

·      HRUniversity, https://hr.university/shrm/hr-audit/

·       Indeed, https://www.fm.gov.lv/lv/media/20751/download?attachment

·       World Economic Forum, https://www.weforum.org/stories/2015/09/why-getting-directors-on-board-with-risk-management-matters/

·       AGH, https://aghlc.com/resources/pillar-pages/hr-audit-guide.aspx